Reduzir gastos e economizar em viagens corporativas é um dos maiores objetivos dos gestores de empresas, que precisam enviar seus colaboradores em viagens de negócios.
O mundo corporativo, no que diz respeito às viagens, movimenta trilhões em dólares. Só em 2016 foram movimentados 1,3 trilhão neste setor segundo a Global Business Travel Association (GBTA).
Um grande desafio para o gestor é definir uma política de viagens que seja ideal para balancear as necessidades dos colaboradores com os objetivos das viagens.
Poder reduzir gastos e economizar em viagens corporativas é necessário para as empresas, mas ao mesmo tempo, não deixar que caia a qualidade dos serviços aos funcionários, é essencial.
Dessa forma, uma empresa especializada em viagens corporativas – TMC ( Travel Management Company) – pode ajudar no que diz respeito à redução de gastos e economia, sem que a qualidade da viagem seja afetada.
Então, continue aqui porque vamos dar 5 dicas de como é possível reduzir gastos e economizar em viagens corporativas, mas primeiro você sabe dizer quais são os maiores gastos de uma empresa nas viagens a negócios?
Gastos das empresas em viagens corporativas
Primeiramente é preciso avaliar quais são os maiores gastos que um empresa tem com essas viagens e quais poderiam ser economizados.
Uma das coisas que geram mais custos para uma empresa nas viagens corporativas é a falta de planejamento. Um bom exemplo disso, são as decisões de última hora.
Outros fatores são:
- Comprar passagens perto demais da data da viagem – isso faz com que os gestores arquem com um custo maior;
- Descuidos com a documentação – erros de grafia, por exemplo, podem até impedir o embarque, por isso o cuidado deve ser redobrado na hora de emitir passagens;
- Falta dos documentos em dia;
- Despesas por motivos de saúde;
- Extravios de bagagem;
- A falta de um seguro viagem;
- A falta de informação quanto ao limite de peso da bagagem e bagagem despachada, entre outros.
Essa falta de planejamento dos gestores é o grande problema que faz com que a empresa não consiga reduzir os custos com viagens corporativas.
Por isso, contratar uma empresa especializada pode proporcionar um custo/benefício bem interessante.
Lembre-se: não só reduzir gastos com as viagens, mas evitar prejuízos, é fundamental para o bom funcionamento de uma empresa.
Como reduzir gastos e economizar em viagens corporativas
A melhor maneira de evitar gastos desnecessários nas viagens é manter um bom planejamento e tomar algumas precauções. E quais são elas?
1 – Ter uma política de viagens
A política de viagens é um documento elaborado pela empresa que possui a função de estabelecer regras a serem cumpridas que são pertinentes à viagem. Como, por exemplo:
- Compra de passagens aérea;
- Hospedagem;
- Gastos com transporte;
- Alimentação;
- Prestação de contas;
- Prazos para reembolsos; etc.
Além disso, a política de viagens ajuda no planejamento de gastos para que estes não sejam extrapolados nas viagens nacionais e internacionais.
Outro fator muito importante é que a política de viagens seja elaborada com riqueza de detalhes, com procedimentos padronizados, evitando ambiguidades, para que mal entendidos sejam evitados.
2 – Fazer um planejamento
No planejamento cabe um bom check-list, assim nada será deixado para trás. Faça um que contenha os seguintes ítens:
- Reserva de passagens e hospedagem;
- Cálculo do tempo de conexão;
- Transportes disponíveis no destino;
- Valores dos transportes;
- Documentação da equipe que participará da viagem;
- Seguro viagem para a equipe, entre outros.
3 – Informações sobre o destino
Pesquisar a região de destino é algo que parece bobagem, mas não é. É importante saber detalhes do local como a temperatura por exemplo, o que ajudará os viajantes na escolha da bagagem.
Também é necessário checar o padrão de tomadas, para que não se tenha um surpresa no momento das reuniões e dessa forma ter que gastar tempo e dinheiro na compra de adaptadores.
Dessa forma, obter o máximo de informações do local de destino pode ajudar na tomada de decisões prévias para que não se tenha gastos extras.
4 – Emitir a CAT em casos de acidentes
Tão importante quanto o seguro viagem é emitir a CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho, no caso de acontecer algum acidente com o colaborador.
Lembre-se que a empresa sempre é responsável pelo funcionário e uma das coisas mais importantes é informar à Previdência Social qualquer acidente de trabalho que ocorra com algum colaborador.
Saiba que se isso não acontecer sua empresa poderá tomar uma multa que ocasionará mais gastos.
Mas é possível evitar alguns problemas de acidentes colocando na política de viagens que funcionários evitem atividades arriscadas durante a viagem, mesmo que em horas livres, como esportes radicais, por exemplo.
5 – Contratar uma empresa especializada
Como dito acima, uma boa maneira de reduzir gastos e economizar em viagens corporativas é contratar uma empresa que faça todo o serviço para você.
Uma empresa especializada – TMC, é expert em gerenciamento de viagens corporativas e terceirizar esse serviço pode evitar muita dor de cabeça.
Além disso, ela fará com que nenhum detalhe passe em branco
Aqui é bom ressaltar a importância de contar com uma TMC para ajudar no gerenciamento das viagens corporativas da sua empresa.
Terceirizar esse serviço é ideal e garante que nenhum detalhe passe em branco, além de poder economizar uma boa quantia nos gastos. E sabe de que forma isso é possível?
As empresas especializadas nas viagens a negócios, possuem parceiros e fornecedores que podem oferecer preços especiais na aquisição de passagens ou reserva de hospedagens.
Além disso toda a burocracia e cálculo de tempo das conexões serão planejados e organizados de maneira a evitar problemas e imprevistos.
Por isso, poder contar com a Bality Viagens e Turismo para organizar as viagens a negócios da sua empresa e ajudar a reduzir gastos e economizar em viagens corporativas, pode fazer com que seus colaboradores se preocupem apenas em garantir os objetivos da viagem!
Agora que você entendeu como uma TMC pode ajudar a reduzir gastos e economizar em viagens corporativas, compartilhe este conteúdo com seus colegas de trabalho. E não deixe de nos seguir nas redes sociais! Facebook – Instagram